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Comment structurer sa comptabilité pour sauver beaucoup de temps et d’argent

FLiiP
10 November 2021

Avez-vous déjà été dans une situation où vous n’aviez aucune visibilité sur la rentabilité de votre centre ? Been there done that 🙋‍♂️.

La rentabilité c’est ce qui détermine si votre centre génère des bénéfices (ou des pertes).

C’est l’un des critères primordiaux dans l’évaluation de la valeur de votre entreprise. Par exemple pour des investisseurs (accélérer votre croissance), des créanciers (financer des acquisitions, des équipements, l’achat d’une bâtisse), des acquéreurs ou des employés (votre stratégie de sortie).

Jusqu’à tout récemment, je devais attendre des états financiers intérimaires (aux 3 mois) pour connaître la situation de mon centre. Et même pire, c’est souvent quelques mois après la fin de mon année financière que j’apprenais si j’étais à profit ou à perte.

Le focus des propriétaires devrait être de maximiser l’entrée en cash (Cash Flow) dans l’entreprise. Tous leurs efforts (et focus) devraient être alignés à ce niveau.

Le vrai problème: Le fait de ne pas avoir cette information à temps, vous empêchera de prendre les bonnes décisions (comme l’achat d’équipements vous permettant d’éviter de payer trop d’impôts), mais aussi de corriger le tir ou d’accélérer le budget marketing pour bonifier la croissance de votre centre.

Bien évidemment, avec le niveau d’encaisse (le montant en $ dans votre compte) dans le compte-chèques, ça peut être relativement simple de voir les tendances. Par contre, avec des retours de taxes trimestriels, les retenues à la source sur les salaires (DAS) la situation peut facilement devenir très difficile à comprendre et aussi à prédire, surtout si vous n’avez pas de budget prévisionnel (forecast).

Pour faire croître son entreprise, on doit avoir une visibilité sur les indicateurs de rentabilité, le plus possible à très court terme.

Mon objectif: connaître la rentabilité du mois dernier, 15 jours max suivant sa fin.

À quoi peut ressembler cette visibilité ?

Revenus par département* :

  • Entraînement fonctionnel: 10 000 $
  • Entraînement privé et semi-privé: 4 500 $
  • Remise en forme: 8 500 $
  • Boxe: 6 000 $
  • Yoga: 3 500 $
  • Bar santé (équipements, suppléments, etc): 3 000 $

Total des ventes** : 35 500 $

* Avoir mes revenus divisés par département me permet de connaître leur performance réelle. Si on regardait simplement une rentabilité globale, je pourrais facilement manquer une perte importante dans un seul département qui serait camouflée par une petite croissance dans tous les autres départements.

** Pour bien catégoriser mes revenus par département, j’utilise la fonction de FLiiP qui me permet de séparer mes revenus par département (Par compte de Grand livre en langage comptable).

Dépenses par département* (Loyer, salaires, autres dépenses) :

  • Entraînement fonctionnel: 7 000 $
  • Entraînement privé et semi-privé: 2 500 $
  • Remise en forme: 6 500 $
  • Boxe: 4 000 $
  • Yoga: 4 500 $
  • Bar santé (équipements, suppléments, etc): 2 300 $

Total des dépenses** : 26 800 $

* Pour bien séparer mes revenus, je n’inclus pas seulement les salaires par département, je sépare aussi les “Overhead”, soit les frais généraux  (Les frais généraux font référence aux coûts permanents d’exploitation d’une entreprise, mais excluent les coûts directs associés à la création d’un produit ou d’un service. Dans le cas d’un gym, les coûts directs sont les salaires des employés qui opèrent les cours de groupe par exemple.)

**Pour avoir la meilleure proportion de coût par départements, j’attribue un ratio proportionnel aux revenus. Par exemple, si la somme de mes dépenses non variables (Loyer, assurances, électricité, internet, téléphone) totalise 10 000$/mois et que par exemple, un département génère 30% des revenus totaux de l’entreprise, il assumera donc 30% des coûts fixes (“overhead”)

En somme, un département qui génère plus de revenus, assumera donc plus d’“overhead”.

Profitabilité par département + total :

  • Entraînement fonctionnel: + 3 000 $ (+5%) *
  • Entraînement privé et semi-privé: + 2 000 $ (+X%) *
  • Remise en forme: + 2 000 $ (+X%) *
  • Boxe: + 2 000 $ (+X%) *
  • Yoga: – 1 000 $ (-7%) *
  • Bar santé (équipements, suppléments, etc): + 700 $ (+X%) *

Total des profits/pertes: + 9 700 $ (+6%)

* Dans un monde idéal, vous pouvez avoir ce tableau de bord construit à même votre solution comptable (par exemple avec XERO (mon préféré)) . Vous pourrez ainsi voir les variations mois après mois, par exemple: + 5% par rapport au mois dernier.

Et comment ça peut m’aider au quotidien ?

En sachant comment performe chacun des aspects, je peux d’abord investiguer sur les pertes ou sous-performances d’un département. En étant à perte, je peux tenter de comprendre ce qui a causé cette perte, puis faire un ajustement rapide.

Par exemple, réduire mes coûts: peut-être que mes cours sont moins achalandés ? Je pourrais donc réajuster le nombre de cours offerts, ou prévoir des efforts marketing pour augmenter le nombre de clients, créer des offres d’introductions, etc.

Comme mentionné précédemment, le focus du propriétaire devrait être concentré sur ce qui ramène le plus de cash flow dans l’entreprise. Pourquoi ? Parce que c’est tout simplement ce cash flow qui t’offre les moyens de réinvestir en équipement, en conditions pour tes employés (salaires, avantages sociaux) ou simplement te permettre de bâtir un trésor de guerre pour des projets futurs.

Quels outils et ressources j’utilise pour en arriver là ?

Un logiciel de comptabilité “cloud”

Je suggère d’abord de travailler avec des partenaires (comptabilité, tenue de livres) qui travaillent avec les dernières technologies: des logiciels de comptabilité cloud (infonuagique) comme QuickBooks, Xero (notre préféré), Sage, Freshbooks.

En travaillant avec un logiciel cloud, vous avez toute la latitude pour aller chercher vos rapports de façon autonome. De plus, vous avez aussi l’avantage de pouvoir utiliser des outils qui facilitent et accélèrent significativement votre temps pour la tenue de livres.

Un logiciel qui interprète et intègre les données automatiquement

Ces logiciels sont en mesure d’interpréter les montants, les dates, les noms des fournisseurs, et de les catégoriser dans votre logiciel comptable pour vous.

Vous n’avez qu’à transférer vos factures PDF par exemple, vers une adresse courriel. Chez FLiiP, on travaille avec DEXT. Hubdoc est excellent aussi.

En somme, l’utilisation de ces 2 logiciels vous permettent:

  • Une autonomie et un gain de temps pour voir la situation de votre entreprise;
  • Un gain de temps important pour interpréter et classifier vos factures, mais aussi en les liant automatiquement avec les transactions dans votre compte de banque;
  • D’éviter des pertes de factures (vous permet de scanner via une app mobile par exemple).

Ces logiciels étant relativement nouveaux sur le marché, plusieurs cabinets comptables ne travaillent pas avec ses dernières technologies. J’ai moi-même dû changer de partenaire au niveau de ma comptabilité afin de pouvoir accéder à ces informations.

Le plan d’action pour y arriver:

  1. Demandez à votre partenaire si c’est possible de pouvoir migrer vers une solution de comptabilité Cloud. Dans le cas contraire, faites des recherches pour trouver un comptable qui travaillera avec ce type de solution. Je cherche souvent à avoir des coûts le plus fixes possible, c’est pourquoi je demande une facturation mensuelle fixe (et non variable, donc payé à l’heure)
  2. Automatisez des règles de transferts (vos factures reçues par courriel transférées automatiquement vers votre système comptable via DEXT ou Hubdoc, pour ne nommer que ceux-ci)
  3. Organisez vos revenus et vos dépenses par département afin de pouvoir bien suivre la progression mensuelle. En utilisant la fonction compte de Grand Livre de FLiiP, lorsque vous exportez vos ventes de façon mensuelle, vous pouvez facilement séparer les ventes par départements.
  4. Exigez une tenue de livres à jour de façon mensuelle (maximum 1 mois suivant la fin du mois) de façon à toujours rester à jour et avoir l’information au bon moment.
  5. La dernière étape, c’est de planifier vos objectifs de vente et de les suivre à chaque semaine via votre Dashboard de FLiiP !

sales-objectives

Ça m’a pris 8 ans réalisé à quel point avoir accès à l’information rapidement me permet de prendre les meilleures décisions au bon moment est primordial pour la croissance optimale de mon entreprise.

C’est définitivement un changement important, qui nécessite un temps et parfois un coût important. Si j’avais un conseil à donner à tous les propriétaires, mais aussi à tous les entrepreneurs en 2021, ce serait de vous entourer des outils et ressources de votre génération. Accessible en ligne, en tout temps, et de partout !

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